Lean management – przedsiębiorczy minimalizm [wpis gościnny: Olka Edelműller z architekturaczasu.pl]

Praktyka czyni mistrza. Tak samo wygląda to w przypadku przestawiania się na minimalizm, który oprócz redukcji rzeczy i wprowadzania pewnych ograniczeń, pozwala poznać samego siebie oraz pracować nad własną dyscypliną. Trzymasz się założeń, że masz tylko to, co jest Ci niezbędne i odrzucasz pokusy konsumpcjonizmu. Naprawdę sensowne podejście.

Podobnie wygląda to w innej koncepcji, która swoje korzenie bierze ze świata produkcji. Jednak kto powiedział, że jeśli coś jest skuteczne w dużej skali, nie można tego przenieść na inną płaszczyznę? Na jaką? Codziennych czynności, obowiązków oraz przestrzeni, jaka nas otacza.

Wspomnianą koncepcją jest Lean management, czyli „szczupłe zarządzanie”. Początki tej metodyki sięgają powstawania Toyota Motor Company oraz tworzonych tam założeń organizacji systemu. Całość ubogacają wpływy różnorodnych osobistości, które kreowały narzędzia i metody usprawniania procesów oraz rozwiązywania problemów. Przyjrzyjmy się zatem bliżej założeniom, na jakich opiera się sama metodyka. Są to dość powszechne kwestie, których na co dzień nie dostrzegamy

W nieco spłaszczony sposób można powiedzieć, że ideą Lean jest dążenie do oszczędności zasobów takich jak czas, materiały, przestrzeń, czy energia, przy jednoczesnym ukierunkowaniu na poprawę jakości oraz wydajności. Czy to nie pokrywa się chociaż częściowo z teorią minimalizmu? Z pewnością, ma nawet trochę szerszy zakres.

W obecnych czasach bardzo modne jest dbanie o sylwetkę i choć w skrajnych przypadkach nie popieram teorii odchudzania, chciałabym pokazać, jak można „uszczuplić” swoje życie. Chcąc stać się bardziej „Lean”, zastanów się nad tym, jak wygląda Twoja codzienność i co mogłabyś/mógłbyś zrobić, żeby poprawić nieco jakość i działać bardziej efektywnie. Zwróć uwagę na następujące aspekty:

• Oczekiwanie

• Zbędny ruch

• Zbędny transport

• Zapasy

• Nadprodukcja

• Nadmierne przetwarzanie

• Braki i defekty

• Niewykorzystany potencjał

Wszystkie wyżej wymienione elementy to tak zwane marnotrawstwa, które nas otaczają i z naszą świadomością bądź nie, kradną pieniądze, czas i energię. Jak je rozpoznać i wyeliminować?

Najpierw należy Ci się jeszcze krótkie rozwinięcie ich definicji:

• Oczekiwanie – To bezczynność, daremne i zbędne czekanie, opóźnienia i strata czasu.

• Zbędny ruch ludzi i maszyn. To niepotrzebne przemieszczanie się, dodatkowe czynności, które nie zmieniają stanu rzeczy tj.: otwieranie i zamykanie szafek, poszukiwanie, schylanie się, czy sięganie po przedmioty, które nie znajdują się w zasięgu ręki.

• Zbędny transport. To przemieszczanie przedmiotów z miejsca na miejsce, nie wnosząc przy tym żadnej wartości.

• Zapasy – nadmierny stan zasobów, wynik chomikowania lub nieodpowiedniego zarządzania materiałami, zamrożony kapitał, nie zawsze możliwy do odzyskania.

• Nadprodukcja – To wytwarzanie ponad stan oraz produkowanie bez zamówienia. Nadprodukcja generuje powstawanie pozostałych Muda i najbardziej obciąża Cię niechcianymi kosztami.

• Nadmierne przetwarzanie – To powtórne wykonywanie czynności, powracanie do działań, które teoretycznie zostały już zakończone oraz poprawianie błędów.

• Braki i defekty – Brakiem określany jest błąd, ubytek, bądź faktyczny deficyt produktu lub usługi.

• Niewykorzystany potencjał – Przejawia się w postaci zmarnowania kreatywności, pomysłów, talentów, czy sugestii.

A teraz weźmy na tapetę przykład: rano chcesz wypić pyszną kawę, więc zagotowujesz wodę w czajniku (2 litry zamiast 0,5), a w międzyczasie idziesz powiesić pranie – same koszule. Wyciągasz każdą z nich pojedynczo, podchodząc i odchodząc od suszarki, myśląc sobie „ile mam tych ubrań?!”. No dobra, wszystko powieszone, więc wracasz do kuchni zalać kawę, tylko że niestety woda nie ma już odpowiedniej temperatury i musisz ponownie włączyć czajnik. Tym razem czekasz na zagotowanie. Następnie po zalaniu wymarzonej kawy chcesz dodać mleka, więc bez namysłu bierzesz je z lodówki i gotowe. Siadasz na kanapie z kubkiem, bierzesz pierwszego łyka… i już wiesz, że mleko było zepsute.

Historię można ciągnąć, dopisując kolejne dramatyczne zwroty akcji w scenariuszu. Ale już nawet tyle wystarczy, żeby pokazać, że zapłaciłaś/aś podwójnie za energię oraz materiał (wodę), w dodatku tego drugiego zużywając więcej niż było konieczne – w czym przejawia się nadprodukcja i nadmierne przetwarzanie. Wykonywałaś/eś zbędne ruchy, wyciągając z pralki pojedyncze sztuki odzieży, zamiast przełożyć je do koszyka i przenieść bliżej suszarki. Dopadły Cię tam również zapasy – niezliczona ilość koszul – wynik szału zakupowego, który dotknął Twoją kieszeń. Następnie wkradło się jeszcze oczekiwanie oraz defekt, jakim było zepsute mleko.

Przykład jest dość skrajny, ale ma pokazać, że organizacja przestrzeni, zarządzanie czasem oraz podejście do przedmiotów zależy od Ciebie. Żeby poprawić jakość swojego życia, warto skupić się nie tylko na redukcji rzeczy, które posiadasz, ale również spojrzeć szerzej na swoją energię, czas oraz miejsce.

Znaczną część wspomnianych strat możesz zredukować wprowadzając jedną z metod Lean, jaką jest 5S. Jej zastosowanie ma na celu takie zorganizowanie miejsca, które będzie wolne od niepotrzebnych rzeczy, pozwoli na intuicyjne wyciąganie i odkładanie przedmiotów, wyeliminuje zbędne ruchy, transport, a także wkradające się pomyłki.

Dzięki temu pozbędziesz się zapasów zgodnie z założeniem minimalizmu, a w dodatku zaoszczędzisz trochę czasu i energii.

Jak się do tego zabrać?

1. Wybierz na początek jedno miejsce – szafę w pokoju, biurko, kuchnię lub łazienkę.

2. Dokonaj selekcji – ustal, które rzeczy są zbędne (stare, zepsute, uszkodzone, czy przeterminowane), które należy przenieść w inne miejsce, a które są niezbędne w danym pomieszczeniu.

3. Przejdź do systematyki – dla rzeczy, które są potrzebne znajdź stałe miejsca i oznacz je. Przedmioty, które są lekkie umieść wyżej, natomiast te ciężkie niżej, tak aby ograniczyć dźwiganie. Jeśli są takie elementy, z których korzystasz non stop, umieść je w zasięgu ręki. Chcąc oznaczyć stałe miejsca przedmiotów, możesz skorzystać z naklejek bądź etykiet, wykonując je sam/a lub posiłkując się np.: etykietownicą. Opisy możesz tworzyć również na pudełkach, w których posegregowałaś/eś poszczególne produkty. Tutaj eco rozwiązanie, w myśl minimalizmu nie musisz wchodzić od razu na stronę IKEA po najbardziej popularne pojemniki. Sprawdź czy odpowiednie zamienniki nie znajdują się już w Twoim domu – pudełka po butach czy słoiki świetnie nadadzą się do wszelkiego przechowywania .

4. Trzeci krok to sprzątanie. Odnosi się do wcielenia w życie dwóch pierwszych etapów, jak i faktycznych porządków. Jeśli chcesz oszczędzać swój czas, energię oraz pozostałe zasoby, ustal stałe, krótkie akcje sprzątania, które staną się Twoim nawykiem i pozwolą utrzymać odpowiednią organizację przestrzeni.

5. Następnie przychodzi standaryzacja – choć tak trudno jest sobie wyobrazić tworzenie standardów w domu. Jak przejawia się ten krok w praktyce? Oprócz faktycznego opisania gdzie co się znajduje lub jak wykonywać poszczególne czynności, możesz na przykład wykonać zdjęcie przedstawiające nową organizację szafki, a następnie wydrukować je i przykleić na jej wewnętrznych drzwiach.

6. Samodyscyplina – to etap utrzymania Twojej determinacji we wprowadzonych zmianach. Jeśli chcesz osiągnąć cel posiadania mniejszej ilości rzeczy, oszczędności pieniędzy, czasu oraz energii, pracuj nad kultywowaniem nowej organizacji. Nie bój się też wprowadzania kolejnych usprawnień, jeśli jakieś działanie może przynieść jeszcze lepsze efekty, koniecznie się go podejmij.

Przekładając założenia Lean management na codzienne życie, za rogiem czeka na Ciebie szereg kolejnych metod i narzędzi, które pomogą wyeliminować Ci panoszące się marnotrawstwo. Pozostań w nurcie minimalizmu i (paradoksalnie) poszerz go również na pozostałe płaszczyzny zasobów. Naprawdę warto! Mniej bałaganu, mniej frustracji, więcej czasu i pozytywnej energii ☺

Autorka artykułu:

Olka Edelműller z Architektury Czasu

Pasjonatka metodyki Lean Management. Wiedzę i doświadczenie zbierała odwiedzając kilkadziesiąt zakładów przemysłowych, bacznie obserwując procesy i ich organizację, a także osobiście prowadząc projekty optymalizacyjne. Tworząc Architekturę Czasu łączy pasję do organizacji przestrzeni, planowania czasu, a także tworzenia produktów szklanych i lustrzanych wspierających te dziedziny. Prywatnie miłośniczka psów, kawy i dobrej muzyki.