Minimalizm

Jak uporządkować skrzynkę Gmail przy pomocy filtrów i etykiet?

Dzisiaj pokażę Wam, jak w mega prosty sposób uporządkować swoją skrzynkę Gmail, żeby była łatwa w sprzątaniu lub wręcz sprzątała się prawie sama 🙂 Przedstawię Wam jedną metodę w dwóch wersjach – gdy chcesz, żeby maile od razu trafiały do wybranego folderu (etykiety) lub gdy chcesz, żeby pozostawały w Odebranych tylko, żeby przy mailu pojawiała się kolorowa etykietka 🙂

Uwaga! Całą operację należy wykonać na komputerze.

Załóżmy, że dostałam maila i na początku może to wyglądać tak:

Jak uporządkować skrzynkę Gmail - etykiety i filtry
Jak uporządkować skrzynkę Gmail – etykiety i filtry

Czyli… Przychodzą do Ciebie maile od danego nadawcy i najzwyczajniej z czasem skrzynka nam się zapycha. Ale nie jesteśmy bezradni 😉 Co prawda oczywiście możesz odsubskrybować jakiś newsletter, ale czasem mimo wszystko chcemy to wszystko przeczytać, tylko… trochę później. I co wtedy?

Jak ustawić filtry, żeby uporządkować skrzynkę Gmail?

Załóżmy, że nasz mail od Dużego Różowego Słonia to mail z newslettera. Żeby trafił  on do konkretnego folderu musimy ustawić filtry. Wybieramy “Pokaż opcje wyszukiwania”.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail? za pomocą filtrów i etykiet

Wyskakuje nam takie okienko, w którym możemy powiedzieć Gmail-owi, co ma zrobić z mailami od danej osoby. Więc wpisujemy nazwę tej osoby lub maila.

PS. Czasem trzeba taką operację ustawiania filtrów powtórzyć kilka razy z wpisaniem różnych maili lub różnych nazw, bo niektóre firmy wysyłają np. z kilku różnych maili.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail? za pomocą filtrów i etykiet

I klikamy “Utwórz filtr”.

Pojawia nam się okienko, w którym mamy kilka opcji, co możemy z tymi mailami zrobić.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet

Kiedy chcemy, żeby maile od razu trafiały do konkretnego folderu:

  • Wybierz “Pomiń folder odebrane” + “Zastosuj etykietę” + “Zastosuj filtr także do 2 pasujących wątków”.

Wtedy wszystkie przyszłe i przeszłe maile, które dostałeś/aś od tej osoby trafią od razu do docelowego folderu.

Ja np. wszystkie newslettery w ten sposób kieruję do folderu “Do przeczytania”. One nie pojawiają się w folderze Odebrane przez co nie rozpraszają mnie i zaglądam tam wtedy, kiedy chcę.

Opcja “Zastosuj filtr także do 2 pasujących wątków” jest opcjonalna. Jeśli nie chcesz przenosić dotychczasowych maili, a jedynie nowe, które przyjdą – pozostaw tą opcję odznaczoną.

Kiedy nie chcesz przenosić nigdzie maili, a jedynie chcesz, żeby pojawiły się znaczniki etykiet w Odebranych:

  • Wybierz “Zastosuj etykietę” + “Zastosuj filtr także do 2 pasujących wątków”. (bez opcji “Pomiń odebrane”)

 

Jak od razu utworzyć nową etykietę, jeśli jeszcze nie istnieje?

Wybierz “Nowa etykieta” z menu obok “Zastosuj etykietę”.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet

Otworzy się okienko, w którym możesz wpisać nazwę etykiet. Wpisz nazwę i kliknij “Utwórz”.

Opcja “Umieść etykietę pod:” jest zbędna, gdyż dotyczy osób, które chcą mieć etykiety nadrzędne i podrzędne (jak foldery w folderach).

A co zrobić z przychodzącym SPAMem, który tylko usuwasz?

Jest opcja, która pozwala maile od danej osoby od razu przenosić do kosza. Czyli nawet nie musisz ich widzieć. Widzisz tylko zaglądając do kosza, że przyszły 🙂

  • Wybierz “Pomiń folder odebrane” + “Usuń” + “Zastosuj filtr także do 2 pasujących wątków”.
Jak uporządkować mail na Gmailu - etykiety i filtry 12
Jak uporządkować mail na Gmailu – etykiety i filtry

Czasem opcja “Spam” zawodzi, gdyż czasami spamerzy wysyłają wiadomości z różnych maili, czego Gmail nie wykrywa. Wtedy trzeba na przykład wpisać fragment tematu w pole “Temat”.

 

Jak ustawić kolorowe etykiety w Gmail, które uporządkują Twoją skrzynkę?

Kolor etykiet ustawiamy klikając w trzy kropeczki obok wybranej etykiety na spisie etykiet.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet

Można wybrać spośród kilku wybranych opcji kolorystycznych lub wybrać kolor niestandardowy.

Kiedy ustawimy kolory, efekt może być na przykład taki, jak poniżej. Przy wielu kolorowych etykietach, bardzo łatwo wizualnie zauważyć od kogo przyszedł mail. Przykład: maile z Allegro są np. pomarańczowe, a Newslettery do przeczytania np. żółte i wtedy jest porządek.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet

 

Pomyłka podczas ustawiania filtra? – No problem!

Wszystkie ustawione filtry można poprawiać lub usuwać w Ustawieniach.

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet

 

 

Wybierz ikonkę ustawienia, a w niej “Zobacz wszystkie ustawienia”.

 

 

 

 

 

 

 

 

A dalej > “Filtry i zablokowane adresy”.

I tutaj możemy poprawić lub usunąć każdy filtr. Poprawiając, otwiera Ci się identyczne menu, jak podczas tworzenia, więc poprawiasz i zatwierdzasz identycznie, jak na początku 🙂

Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet
Jak uporządkować skrzynkę Gmail za pomocą filtrów i etykiet

Daj znać, czy ten artykuł pomógł Ci posprzątać swoją skrzynkę.

Zdaję sobie sprawę, że czasem uporządkowanie może zająć kilka godzin. Ale gdy wyłapiesz powtarzającą się frazę lub mail, możesz od razu zdecydować, co z nim chcesz robić.

Pamiętaj, że takie porządki oszczędzają Twój czas w przyszłości.

A jeśli czujesz, że ta instrukcja może także pomóc bliskiej Ci osobie, to podeślij jej link do tego artykułu.

Jeśli potrzebujesz jeszcze pomocy, daj znać w komentarzach 🙂

Jeśli chcesz, możesz mnie podglądać również na Instagramie 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *